General Data Protection Regulation (GDPR)
Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU. Vi har tilpasset vores systemer og processer efter Persondataforordningen (GDPR) og nedenfor kan du læse hvordan vi håndterer personoplysninger.
Hvilke oplysninger har vi og hvor kommer de fra?
MedieSpot modtager, bruger eller opbevarer aldrig følsomme personoplysninger. I forbindelse med fotograferingen har vi dog brug for almindelige personoplysninger.
Når en skole bestiller MedieSpot til at tage billeder, modtager vi en fil med oplysninger om:
– Elevernes navne
– Klasse
– Internt elevnummer
Disse oplysninger knyttes sammen med billederne efter fotograferingen.
I forbindelse med gruppefotograferinger i institutioner (f.eks. børnehavebørn) får vi oplyst børnenes fornavne i forbindelse med fotograferingen, således at vi kan sætte navne under billederne.
Ved bestilling registreres navn, adresse og e-mail på den person, der bestiller billederne.
Med hvilket formål behandles oplysningerne?
Hovedformålet med databehandlingen er at vedligeholde skolens arkiver ved at levere portræt- og gruppebilleder til skolen – både i printet og elektronisk form.
Som en ekstra service tilbyder vi samtidig forældrene at købe gruppebilleder og portrætbilleder af egne børn. Her bruges data i forbindelse med salget, dvs. levering og betaling samt kundeservice.
Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?
Skolen/institutionen bestiller MedieSpot til at forestå fotograferingen med det formål, at få opdateret skolens arkiver. Skolen indhenter samtykke til at måtte videregive elevdata samt gennemføre fotograferingen.
Ønsker man som forælder ikke at ens barn skal optræde på et klassefoto, der kan købes af de øvrige forældre, kan dette meddeles skolen eller MedieSpot inden fotograferingen.
Ved institutionsfotografering initieret af forældregruppen indhentes ligeledes samtykke forud for fotograferingen.
Hvordan gives oplysning om registreringen af data?
Inden fotograferingen udleveres en informationsseddel, hvor det fremgår at vores persondatapolitik kan læses på vores hjemmeside. Dette bliver ligeledes oplyst når der logges på vores webshop.
Hvordan og hvor længe gemmes de personlige oplysninger?
Billeder og personoplysninger lagres på MedieSpots interne server, samt på beskyttede servere hos vores underleverandør.
Skole- og institutionsfotos vil være tilgængelige online i det pågældende skoleår. Herefter slettes billeder på underleverandørens servere af MedieSpots administrative medarbejdere. Billederne gemmes på en offline server, hvor de opbevares sikkert sammen med oplysning om skole, klasse og elevnavn. Så længe MedieSpot eksisterer vil det være muligt at fremskaffe en kopi af et givent billede – som service for både skoler og forældre.
Oplysninger afgivet i forbindelse med køb gemmes i 5 år jævnfør regnskabsloven.
Hvem har adgang til oplysningerne
MedieSpots administrative medarbejdere og fotografer, samt vores underleverandør (Nordic Digital Lab), der driver webshoppen og producerer billederne.
Der er indgået en databehandleraftale med Nordic Digital Lab.
Hvad er dine rettigheder?
Indsigt
Kunden (forældre/værge) har ret til indsigt. Det er altid muligt at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret vedrørende forældrene selv og deres barn (børn). Kontakt MedieSpots kundeservice, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.
Korrektion
Kunden (forældre/værge) har ret til at anmode om at få personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende. Kontakt MedieSpots kundeservice via e-mail med dine korrektioner.
Retten til at slette data
Kunden (forældre/værge) har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som MedieSpot har registreret, undtagen i følgende situationer:
– Hvis der er et økonomisk mellemværende med MedieSpot
– Hvis der er foretaget et køb, beholder vi personoplysninger dikteret af regnskabsloven
Klager over håndtering af personoplysninger
Hvis kunden mener, at MedieSpot håndterer personlige oplysninger på en ukorrekt måde, bedes kunden straks kontakte MedieSpots kundeservice.
Kunden har også mulighed for at klage til Datatilsynet.
Videregivelse af oplysninger
Som tidligere beskrevet samarbejder MedieSpot med en underleverandør (Nordic Digital Lab), der står for produktion af bestillingerne. Underleverandøren behandler alle data i overensstemmelse med GDPR og benytter udelukkende oplysningerne til de formål der er nødvendige for samarbejdet med MedieSpot.